Аллокации затрат и согласование бюджета
Крупные предприятия обычно используют либо внутренние пакеты для разработки бюджета внутри централизованной системы управления финансами, либо дополнительные, либо ERP-системы. Детальные данные уровня транзакций сворачиваются внутри бюджетного приложения и передаются OLAP-инструменту для анализа и согласования. Основное преимущество такого подхода заключается в возможности простого ввода бюджетных данных на самом низком уровне детализации (на уровне транзакций) через готовый графический пользовательский интерфейс.
Также в предлагаемых на рынке бюджетных приложениях, как правило, содержатся предопределенные методы аллокаций, которые значительно упрощают процесс распределения косвенных накладных расходов. Таким образом, финансовое бюджетное приложение в финансовой системе предприятия ? это оптимальный вариант.
OLAP, тем не менее, помогает выполнять очень важную часть работы по согласованию бюджета и анализу отклонений (фактических данных от запланированных), поскольку как фактически достигнутые, так и заложенные в бюджет показатели можно быстро загрузить в шаблонные или пользовательские отчеты, которые представлены в виде электронных таблиц. Результаты анализа отклонений (в долларах или др. единицах) можно просмотреть и соответственно оценить тенденции. Анализ очень быстро обнаруживает аномалии в показателях и определяет, было ли отклонение слишком большим (и почему), чтобы считать бизнес-процесс неконтролируемым. Кроме того, OLAP-система поддерживает быструю трассировку бюджетных отклонений по операциям и подразделам в рамках всего предприятия, тем самым обращая внимание руководства на повышение эффективности.
Аналитические возможности OLAP
Спомощью OLAP можно быстро получать точные бюджетные и фактические данные о функционировании любого отдела предприятия. Следовательно, для анализа и контроля исполнения корпоративных планов достаточно небольшой группы аналитиков, при этом изменения в тактических и стратегических планах можно вырабатывать в режиме реального времени, по мере возникновения бюджетных отклонений как в финансовых, так и в операционных данных.
В OLAP-систему каждую ночь загружаются новые статистические и финансовые данные, которые сразу же после обработки можно разместить в существующих отчетах и выяснить, достигнута ли нужная производительность. Например, если Администрация Общих Служб закупила новую серию автомобилей, которые имеют, соответствующий федеральным стандартам пробег на единицу горючего, тогда количество пройденных миль и литров затраченного топлива можно рассчитать исходя из ежедневного пробега. Фактический пробег на единицу расхода горючего будет определяться для оценки соответствия данного автомобиля федеральным стандартам, как по фактическим, так и по бюджетным показателям. Возможные отклонения помогут руководству решить вопрос о дальнейшем использовании этих машин.
Такой же анализ можно выполнить для выбора оптимальной рассылки по продуктам из каталога или определения фактической потребности в рабочем времени на выполнение конкретного проекта. При этом время и расходы на выполнение сложного анализа существенно сокращаются, так как данные передаются непосредственно в отчеты, представляющие собой активизируемые электронные таблицы. В результате удается бережливо расходовать бюджетные средства на важнейшие задачи, что позволяет Администрации Общих Служб постепенно изменить стратегии и эффективность, с минимальными затратами для налогоплательщиков.
Нyperion Pillar и Hyperion Essbase. Характеристики продуктов. Пример применения
Подготовлено: по материалам зарубежных сайтов
Перевод:
Основные особенности
Hyperion Pillar? одно из наиболее известных решений на рынке продуктов бюджетирования. Любой продукт, позволяющий менеджерам подразделений планировать свою деятельность таким образом, как они привыкли мыслить, должен обладать достаточно гибкими функциями для распознавания информации и распределения ресурсов различными способами. Hyperion Pillar имеет хорошие возможности моделирования бизнес-процессов, благодаря которым менеджеры, задавая определенные связи между данными, могут больше не мучиться с макросами или формулами в электронных таблицах. Для надежности планирования в Hyperion Pillar включен расчет на основе стандартных показателей, таких как уровень зарплаты, цены на продукцию, объем производства, процент инфляции и процент брака.
Информацию можно распределить по различным измерениям, что позволит систематизировать данные с учетом текущих бизнес-потребностей. Таким образом, бюджетирование можно будет проводить как по всему проекту, так и по каналам распространения, ряду продуктов и вообще по любым другим категориям, которые компания пожелает задействовать при планировании. Для каждого измерения можно задать атрибуты, которые описывают бизнес-структуру. Например, территории должны быть включены в региональную иерархию, а отделы объединены в группы. Способы анализа данных практически неограниченны, и это позволяет задействовать в расчетах все показатели, а не только те, которые входят в круг представлений какого-то одного отдела.
Возможности моделирования, заложенные в Hyperion Pillar позволяют оценивать конъюнктуру рынка и влияние различных стратегий на результаты ее деятельности. Пользователи могут создавать и хранить стандартные шаблоны распределения по периодам времени: кумулятивные, с задержкой, смешанные, ? и динамически их применять к различным элементам моделей. К дополнительным возможностям относятся: полное моделирование с математическими операторами и расчетами по финансовым ведомостям.
Бюджеты связываются динамически, что позволяет менеджерам сравнивать данные за текущий и предыдущие периоды.
В отличие от руководителей, предпочитающих просматривать бюджетные показатели по функциональным областям, финансовые работники обычно оперируют данными, представленными в финансовых отчетах. Встроенные финансовые отчеты позволяют анализировать показатели, полученные непосредственно из детальных бюджетных данных. Например, можно проанализировать баланс с запланированными значениями отклонений фактических данных от бюджетных. Hyperion Pillar позволяет создавать отчеты о прибылях и убытках на основе центра расходов, центра доходов и групп счетов. Статьи доходов и расходов автоматически группируются и отображаются согласно выбранному атрибуту. Таким образом, можно анализировать информацию по планированию, начиная с верхнего уровня, а затем, переходя к более детальным сведения по конкретным продуктам, отделам или проектам, спускаться до уровня транзакций (до уровня введенных пользователями данных). Чтобы выполнить более специализированный анализ эффективности, можно задавать специальные финансовые отчеты для конкретных областей или видов продукции.
Стремление компаний найти новые области развития и определить, каким образом повлияют любые изменения в их деятельности на доходность в целом приводит к все большему признанию функционально-стоимостного анализа и функционально-стоимостного бюджетированияво всех областях бизнеса. Продукт Hyperion Pillar обеспечивает возможность применения методов функционально-стоимостного бюджетирования к организационному планированию. Процесс подготовки бюджета может вестись по функциям, проектам, каналам распространения, а также по другим аналитическим разрезам.
Что касается создания отчетов, то с помощью Hyperion Pillar менеджер может задавать стандартные отчеты, а руководитель подразделения ? создавать и настраивать собственные, при этом не нужно быть финансовым или техническим специалистом.
За счет удобного drag-and- drop интерфейса, столбцы отчета можно компоновать в любом порядке, добавляя из всплывающего списка дополнительные. Так как Pillar не просто электронная таблица, а более удобный инструмент, добавление строк или перемещение столбцов не влияет на целостность сводных отчетов. За счет этого сокращаются затраты менеджеров на рутинные операции бюджетирования, и появляется время на более ценную задачу ? анализ.
В условиях постоянно растущей конкуренции компании переходят от традиционного способа ежегодной подготовки бюджета к более эффективной (и часто менее детализированной) системе скользящих бюджетов, которая реализована в системе Hyperion Pillar. За счет постоянного обновления планов возрастает точность информации, используемой руководством при принятии стратегических решений.
Многие компании используют Hyperion Pillar в связке с OLAP-сервером Hyperion Essbase -технологией, которая позволяет проводить аналитику и чья производительность и масштабируемость вполне отвечает потребностям крупных предприятий. С помощью Hyperion Essbase пользователи могут работать с данными в реальном времени, оценивать эффективность бизнес-процессов и проектировать аналитические расчеты различной сложности.
Таким образом, тандем Hyperion Pillar и Hyperion Essbase представляют собой серьезный инструмент для работы с бизнес-процессами, оснащенный средствами финансовой аналитики и способный к масштабированию для поддержки совместной работы различных отделов компании.
Подготовка пользователя
Для получения базовых навыков работы с системой требуется, как правило один день, что говорит о легкости ее освоения. Для технического персонала и группы поддержки может быть организовано дополнительное обучение для ознакомления с более сложными возможностями системы.
Структура аналитической системы отчетности для Администрации общих служб
Данные можно сортировать и анализировать по следующим измерениям:
Счет:
Отчет о прибылях и убытках.
Баланс.
Движение денежных средств.
Организация:
Географическая
Функциональная/ Направление бизнеса
Менеджмент
Сценарий:
Фактический
Бюджетный
Прогнозируемый
Временной период:
Год
Квартал
Месяц
День
Проект
Статистика:
Сотрудники
Инвентарь
Материальная часть
Транспортные средства
Анализ:
Финансовые показатели
Трендовый анализ:
Доллары
Единицы
Проценты
Горизонтальный
Вертикальный
Анализ отклонений:
Сравнение фактических и бюджетных показателей
Сравнение бюджетных и прогнозируемых показателей
Сравнение прогнозируемых показателей с фактическими
Отметим, что настраиваемые измерения легко создаются в зависимости от потребностей и функций клиента. Поэтому в витрину данных можно включить любые количественные данные, если они доступны для загрузки вручную или через интерфейс корпоративного приложения.
Примеры показателей, представленных в витрине:
Сравнение прогнозируемых, бюджетных и фактических показателей, выполнение трендового анализа.
Эффективность работы предприятия, направления бизнеса, поддержка офисов/функций, вспомогательных и региональных подразделений.
Сравнение бюджетных расходов с обязательствами.
Полный набор финансовых отчетов с горизонтальными и вертикальными трендами и диаграммами.
Финансовые соотношения с временными отклонениями.
Краткие сводки по периодам (дням, неделям, месяцам, кварталам, годам) или по «периодам до даты».
Количество/номера сотрудников, рабочих часов, накладные расходы по сотрудникам.
Номер проекта, функции подпроекта.
Статистические показатели, как-то: площадь зданий, идентификаторы транспортных средств, пробег, время в пути и т. п.
Любые количественные данные для трендового анализа в долларах или других единицах.
Ключом к разработке качественного приложения является анализ потребностей в аналитических и отчетных функциях как для Администрации общих служб, так и для ее подразделений. После того как эти требования определены, можно анализировать исходные данные, хранящиеся в базах данных, затем организовать интерфейсы к кубу данных, чтобы передавать сведения ежедневно, еженедельно и/или ежемесячно.
Пользователи ибезопасность
Для разграничения доступа к данным различного уровня в приложении выделяется несколько ключевых групп пользователей, которым в соответствии с их потребностями назначаются права. Точнее говоря, пользователи без соответствующих прав заблокированы от просмотра определенных частей куба данных и не могут определить, существует ли определенный набор данных. За счет этого управление данными передается в руки администрации. В то же время отчетность остается такой же открытой и гибкой, как и при использовании электронных таблиц. Поэтому пользователи не лишаются возможности получить максимально воспользоваться доступной им информацией.
Пример внедрения продуктов Hyperion для бюджетирования в правительственных структурах.
В этой части статьи рассказывается о том, как инструмент OLAP-анализа фирмы Hyperion (Hyperion Essbase) можно применить для автоматизации бюджетирования в крупных правительственных учреждениях, таких как Администрация общих служб (General Services Administration, GSA). Описываются методологии распределенной бизнес обработки, анализа и управления на всех уровнях предприятия.
Техническая разработка
Разработка OLAP-системы на основе Essbase выполняется достаточно просто. Система комплектуется из десяти полнофункциональных блоков примерно за шесть месяцев (в зависимости от требуемой модели). Для поддержки Essbase-кубов через приложение, реализованное на основе тонкого клиента (такого как Alphablox или Executive Viewer) требуется только один основной сервер. Поэтому данные можно загружать в реальном времени на защищенный сервер и через сутки использовать для анализа. Если две системы настроить по принципу «реле» (таким образом, чтобы пока загружаются и рассчитываются данные одного Essbase-куба, другой уже доступен с загруженными и рассчитанными данными), то отчеты можно обновлять каждые четыре часа.
Применение OLAP для подготовки бюджета
Применение OLAP для подготовки бюджета вФедеральном Правительстве США ? задача требующая особого контроля на всех уровнях крупной правительственной структуры. OLAP-системы (например Hyperion Essbase) дают многомерные представления, которые можно изменять в реальном времени, выполняя вращение и углубление в данные. Аналитик может выполнять любые запросы на OLAP-системе путем простых манипуляций мышью в ячейках электронной таблицы. За счет уникальных свойств OLAP-технологии операции выполняются за доли секунды (как говорится «со скоростью мысли»). За счет применения технологии «тонкого клиента» и гибких возможностей защищенного доступа, система может использоваться на всех уровнях федеральной структуры, вне зависимости от географического расположения подразделений.
OLAP либо интегрируется в готовое финансово-бюджетное приложение, либо используется как самостоятельная полнофункциональная витрина данных. Таким образом, в OLAP-систему можно загрузить бюджетные данные как через интерфейс архитектуры предприятия (Enterprise Architecture Interface, EAI), так и из электронных таблиц или текстовых файлов. В любом случае система получит основные данные, а затем развернет их до уровня итогов по счетам, подразделениям, географическим регионам, периодам или любым другим представлениям данных, которые могут потребоваться.
